ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

Сканирование, оцифровка документов, создание электронного архива (Ставрополь, Пятигорск, Ессентуки, Железноводск, Лермонтов, Кисловодск, Георгиевск, Минеральные Воды)

Сканирование, оцифровка документов: оказываем услуги по сканированию и переводу документов в электронный вид в Ставрополе, Пятигорске, Ессентуках, Железноводске, Лермонтове, Кисловодске, Георгиевске, Минеральных Водах. Создаем электронный архив.

Работа с документами отнимает много сил и времени ваших сотрудников? Огромные шкафы в офисе заставлены папками и их количество только растет? Пришло время что-то менять! Предлагаем провести оцифровку архивных документов и рабочих бумаг.

Сканирование документов (оцифровка) — это преобразование материалов на бумажном носителе в электронный вид. Это делается при помощи специальной аппаратуры. Оцифровка документов делает хранение и использование информации более эффективными и надежными. Востребованность этой услуги вполне объяснима: файлы значительно легче хранить, передавать и копировать, по сравнению с бумагами.

По статистике, работая с бумажными документами, сотрудник любой компании тратит 10-20% своего времени впустую. Медленный поиск нужных бумаг — главная причина того, почему многие предпочитают отказаться от классического архива. Также к недостаткам бумажного документооборота относят:

• • • Потеря информации. Поскольку бумага неизбежно стареет, информация на бумажном носителе может потерять свой первоначальный вид. Информацию на бумаге легко потерять. Она может быть уничтожена при пожаре или в результате преступного умысла, повреждена грызунами т. д.;
    • Отсутствие возможности совместной работы над документами в разных филиалах;
    • Лишние финансовые и временные затраты на подготовку налогово-аудиторской отчетности;
    • Недостаточно высокий уровень конфиденциальности, приводящий к утечке информации;
    • Низкий уровень структурированности и влияние человеческого фактора при сортировке бумаг;
    • Высокие затраты на аренду здания или техническое оснащение собственного помещения;
    •  Сложность поиска нужных данных. Если информация на бумажном носителе случайно расположена не на своем месте (то есть не по алфавиту или дате), ее практически невозможно отыскать.

Оцифровка документов поможет справиться с перечисленными проблемами и позволит учреждению или предприятию идти в ногу со временем. В результате вы сокращаете сроки согласования документов и обеспечиваете прозрачность данной процедуры. Снижаете расходы на создание копий бумаг и их распечатку.

Преимущества использования отсканированных документов:

• • Оцифровка бумажных документов заметно сократит затраты на персонал.
  • Для хранения оцифрованных документов вам не потребуется наличие специального помещения. Все, что потребуется для хранения информации после сканирования документов – это жесткий диск. При этом на жестком диске не будет занято много места.
  • Оперативный доступ к информации. В электронном каталоге возможно производить быстрый поиск. Для осуществления этого поиска не нужен специальный человек, найти информацию может любой пользователь. В то же время это повысит уровень конфиденциальности.
  • Еще одно преимущество, которое нельзя оставить без внимания, — обеспечение сохранности документации. Электронные документы не похитят злоумышленники, они не потеряются во время переезда и не пострадают от воздействия внешних факторов.

Этапы перевода документов в электронный вид  и  создания базы данных

Такую процедуру, как оцифровка документов, производят в несколько этапов.

1. Подготовка рабочих бумаг к сканированию:

• Техническая (физическая) подготовка. Заключается в разброшюровке, изъятии скоб, скрепок и т.д.;
• Систематизация материалов. Предполагает работу с содержанием: выбор хронологии, структуры, вида документов.

2. Оцифровка документов. На данном этапе производится следующий комплекс мероприятий:

• Выбор технических параметров сканирования (разрешение);
• Подбор формата сохранения результатов.

3. Обработка полученной информации. Иногда оцифрованные бумаги, с неудовлетворительным качеством «исходника», нуждаются в дополнительной обработке (корректировке блеклости, цветности и др.).
4. Создание базы данных. Документы в электронном виде систематизируются, индексируются и подписываются по названием и датам. Далее создается каталог древо папок по годам, названиям, алфавиту, подразделениям и т. п. Таким образом, отсканированные документы в электронном виде, находятся за считанные секунды.

После оцифровки, нужно осуществить сверку полученных документов, на соответствие с оригиналами. Это важный и трудоемкий этап процедуры. Потому что некоторые документы могут иметь различные загибы, повреждения или стертости, которые не в состоянии распознать компьютерные программы. Особенного внимания заслуживает конструкторская документация, содержащая множество специальных символов и знаков.

 

Графические образы документов передаются клиенту в любом удобном формате, на любом носителе информации.